Theo đó, Đảng ủy khối hướng dẫn bổ sung đối với 6 loại sổ. Cụ thể:

Sổ danh sách đảng viên do chi ủy, đảng ủy bộ phận, đảng ủy cơ sở và Ban Tổ chức Đảng ủy khối quản lý, sử dụng để nắm chắc số lượng đảng viên của Đảng bộ; đồng chí Bí thư, Phó Bí thư, cấp ủy viên phụ trách tổ chức hoặc cán bộ tổ chức được cấp ủy giao trách nhiệm quản lý và sử dụng bảo quản để kịp thời bổ sung những biến động của đảng viên, 3 tháng 1 lần đối khớp số lượng đảng viên với tổ chức đảng cấp dưới trực tiếp và cấp trên trực tiếp để thống nhất số lượng.

Đối với sổ theo dõi công tác bảo vệ chính trị nội bộ: hàng tháng, các chi bộ báo cáo Đảng bộ cơ sở, trường hợp có tình hình phức tạp báo cáo ngay. Định kỳ 3 tháng báo cáo cấp trên, cuối năm tổng hợp báo cáo

Sổ danh sách đảng viên đã ra khỏi Đảng: để ghi những đảng viên đã ra khỏi Đảng của chi, đảng bộ, ngày ra khỏi Đảng, lý do ra khỏi Đảng...

Sổ danh sách đảng viên từ trần: để ghi những đảng viên đã từ trần, ngày từ trần, lý do từ trần.

Sổ phát thẻ đảng viên được sử dụng để các cấp ủy cơ sở nắm số lượng đảng viên được phát thẻ đảng viên của đơn vị mình. Sổ phát thẻ đảng viên có 2 phần, phần thứ nhất ghi những đảng viên được phát thẻ đảng viên tại chi, đảng bộ, phần thứ hai ghi những đảng viên được phát thẻ đảng viên ở nơi khác chuyển về.

Sổ tặng huy hiệu Đảng được sử dụng để các cấp ủy cơ sở nắm số đảng viên được tặng huy hiệu Đảng của đơn vị mình. Sổ này có 2 phần: phần thứ nhất viết những đảng viên được tặng Huy hiệu Đảng tại chi bộ, đảng bộ; phần thứ hai viết những đảng viên được tặng Huy hiệu Đảng ở nơi khác chuyển đến.

Đảng viên khai phiếu bổ sung hồ sơ đảng viên về những thay đổi trong thời gian từ năm 2002 đến tháng 6/2013 theo các mục trong phiếu, mục nào không thay đổi thì ghi "không". Đối với những đảng viên kết nạp sau năm 2012 thì khai tiếp những thay đổi từ sau khi kết nạp. Đảng viên phải khai đầy đủ, rõ ràng theo đúng quy định. Nội dung khai bổ sung những thay đổi gồm: bổ sung quá trình công tác từ năm 2002 đến nay (chức vụ Đảng, chính quyền, đoàn thể, đơn vị công tác, nghề nghiệp, khen thưởng, kỷ luật); bổ sung những thông tin về các lớp đào tạo, bồi dưỡng đã qua; bổ sung những thay đổi về hoàn cảnh gia đình (cha, mẹ, vợ, chồng, các con...). Sau khi đã thực hiện việc bổ sung những thay đổi vào phiếu bổ sung hồ sơ đảng viên, các đảng viên phải nộp phiếu này kèm theo các giấy tờ khác như: các quyết định của cấp có thẩm quyền về điều động, bổ nhiệm; quyết định khen thưởng, kỷ luật (nếu có), bản sao các văn bằng chứng chỉ về chuyên môn, lý luận chính trị, ngoại ngữ, tin học, ....cho cấp ủy cơ sở để lưu hồ sơ.

Đảng ủy khối yêu cầu cấp ủy cơ sở tiến hành rà soát toàn bộ đảng viên hiện có của đơn vị và hồ sơ của từng đảng viên, ghi đầy đủ những tài liệu và nội dung còn thiếu của từng hồ sơ để yêu cầu đảng viên bổ sung, đảng viên chưa khai phiếu và lý lịch đảng viên thì phải cho đảng viên khai, kiểm tra, xác nhận và đóng dấu; lý lịch đảng viên lưu cùng hồ sơ đảng viên, phiếu đảng viên nộp về Ban Tổ chức Đảng ủy khối. Đồng thời, lập 2 quyển sổ danh sách đảng viên: 1 sổ lưu tại đơn vị cùng sổ sách đảng viên cũ lưu tại đơn vị, gửi 1 quyển sổ danh sách đảng viên mới lập về Đảng ủy khối; triển khai đến toàn thể đảng viên của đơn vị về việc bổ sung hồ sơ đảng viên đảm bảo đầy đủ, kịp thời và đúng quy định./.